Hasta, kendi sağlık kayıtlarının örneğini talep etme hakkına sahiptir. Başvuru genel olarak kimlik belgesiyle birlikte, hangi kayıtların istendiğini belirten yazılı bir dilekçeyle sağlık kuruluşuna yapılır. Kuruluş, talep edilen belgelerin örneğini hastaya veya yetkilendirdiği kişiye verir. Kayıtlar eksik ya da verilmiyorsa kuruluşa yeniden yazılı başvuru, üst makamlara başvuru ve mahkeme aracılığıyla delil toplama gibi yollar gündeme gelebilir.
Hasta dosyasında hangi belgeler bulunur?
Hasta dosyası, tek bir belgeden ibaret değildir. Bir tedavi sürecine ilişkin pek çok kayıt bir araya gelir. Genel olarak şunları içerir:
- Muayene ve poliklinik notları,
- Tetkik, laboratuvar ve patoloji sonuçları,
- Röntgen, MR, tomografi gibi görüntüleme kayıtları ve raporları,
- Ameliyat notu, anestezi formu ve yoğun bakım izlem kayıtları,
- Hemşire gözlem formları ve ilaç uygulama kayıtları,
- Aydınlatılmış onam ve rıza formları,
- Epikriz (hastanın yatış ve tedavi özeti) ve taburcu belgeleri.
Hangi belgelerin istendiğini başvuruda açıkça yazmak, hem kuruluşun işini hem de sonraki değerlendirmeyi kolaylaştırır. "Tüm dosyam" şeklinde genel bir ifade yerine tarih aralığı ve birim belirtilmesi genel olarak daha sağlıklıdır.
Talep hakkı hangi düzenlemelere dayanır?
Hastanın kendi sağlık bilgilerine ulaşma hakkı, Hasta Hakları Yönetmeliği kapsamında düzenlenmiştir. Sağlık verileri aynı zamanda 6698 sayılı KVKK bakımından özel nitelikli kişisel veri sayıldığından, ilgili kişi olarak hasta kendi verileri hakkında bilgi talep edebilir. Düzenlemelerin ayrıntıları ve uygulama usulleri değişebileceğinden, başvuru öncesinde kuruluşun güncel prosedürünü öğrenmek yararlı olur.
Başvuru nasıl yapılır?
Pratikte süreç genel olarak şu adımlarla ilerler:
- Başvuru kanalını belirleyin. Kuruluşların çoğunda hasta hakları birimi, başvuru birimi veya arşiv servisi bulunur. Önce bu birimden bilgi almak gerekir.
- Yazılı dilekçe hazırlayın. Dilekçede ad–soyad, T.C. kimlik numarası, tedavi görülen birim, yaklaşık tarih aralığı ve istenen belgeler yazılır.
- Kimliğinizi gösterin. Başvuru kural olarak hastanın kendisi tarafından yapılır. Kimlik belgesi ibraz edilir.
- Gerekirse vekâletname veya yetki belgesi ekleyin. Hasta adına başka biri başvuracaksa yetkilendirme belgesi istenebilir. Küçükler ve kısıtlılar için yasal temsilci başvurur.
- Teslim şeklini sorun. Belgeler basılı, CD ya da güvenli elektronik ortam şeklinde verilebilir. Görüntüleme kayıtlarının ayrıca CD olarak istenmesi gerekebilir.
- Başvurunuzun kaydını saklayın. Dilekçenin onaylı bir nüshasını veya evrak kayıt numarasını alın; ileride başvuruyu ispat etmeniz gerekebilir.
Hastanın vefatı hâlinde talep, mirasçılar tarafından yapılabilir; bu durumda kimlik ve mirasçılık belgesi gibi evrakların istenmesi olağandır. Kuruluşun hangi belgeleri aradığı değişebilir.
Kuruluş talebi reddederse veya belgeler eksikse ne yapılabilir?
Her başvuru sorunsuz sonuçlanmayabilir. Belgelerin eksik verilmesi, geciktirilmesi ya da gerekçesiz reddedilmesi durumunda genel olarak şu seçenekler değerlendirilir:
- Eksik belgeleri belirten, ikinci ve daha ayrıntılı bir yazılı başvuru yapmak,
- Kuruluşun hasta hakları birimine veya yönetimine başvurmak,
- Kuruluşun bağlı olduğu idari mercilere şikâyette bulunmak,
- Veri sahibi olarak KVKK kapsamında veri sorumlusuna başvuru hakkını kullanmak,
- Dava açıldıysa ya da açılacaksa, mahkemeden kayıtların kuruluştan istenmesini talep etmek.
Hangi yolun uygun olduğu, uyuşmazlığın niteliğine ve aşamasına göre değişir. Dava sürecinde kayıtlar çoğunlukla mahkeme aracılığıyla getirtilir; bu hâlde belgeler bilirkişiye de gönderilir. Bilirkişi aşamasına ilişkin ayrıntılar için bilirkişi raporu ve itiraz yazımıza bakabilirsiniz.
Kayıtları aldıktan sonra nelere dikkat edilmeli?
Belgeler elinize geçtiğinde ilk iş, dosyanın eksiksiz olup olmadığını kontrol etmektir. Genel olarak şu noktalara bakılır:
- Sayfa ve tarih sıralaması tutarlı mı, atlanan bölümler var mı?
- Rıza ve aydınlatma formları imzalı ve tarihli mi?
- Ameliyat ve anestezi kayıtları yer alıyor mu?
- Görüntüleme kayıtlarının hem raporu hem de görüntüsü verilmiş mi?
- Kayıtlardaki ad, tarih ve işlem bilgileri hatırladığınız süreçle uyumlu mu?
Tıbbi terimler anlaşılması güç olabilir. Belgeleri tedavi eden hekime ya da başka bir hekime göstererek bilgi almak mümkündür. Hukuki açıdan ise kayıtlarla ilgili bir eksiklik veya çelişki fark edilirse, bunun sonuca etkisi her olayda ayrı değerlendirilmelidir. Kuruluş tarafında kayıtların nasıl düzenlenmesi gerektiği ise hasta dosyası ve rıza belgeleri yazımızda ele alınmıştır. Rıza sürecine dair hukuki çerçeve için hekimin aydınlatma yükümlülüğü yazısı da faydalı olabilir.
Belgeleri düzenli saklamak da önemlidir. Aslını koruyup kopyalarıyla çalışmak, taranmış bir yedek bulundurmak ve her belgeyi tarih sırasıyla dosyalamak, ileride ihtiyaç duyulduğunda zaman kazandırır.
Başvuruda sık yapılan hatalar nelerdir? Uygulamada başvurunun gecikmesine veya eksik sonuçlanmasına yol açan birkaç durum öne çıkar:
- Yalnızca sözlü talepte bulunmak ve başvurunun kaydını almamak,
- İstenen belgeleri ve tarih aralığını belirsiz bırakmak,
- Görüntüleme kayıtlarının ayrıca istenmesi gerektiğini atlamak,
- Birden fazla kuruluşta tedavi görüldüğü hâlde yalnızca birine başvurmak,
- Gelen belgelerin eksiksiz olup olmadığını kontrol etmeden dosyayı arşive kaldırmak.
Sürecin kısa tutulması için başvuruyu tedavi biter bitmez yapmak ve kayıtları sonradan kaybolma riskine karşı erken edinmek genel olarak yararlıdır. Kuruluşların arşivleme uygulamaları farklılık gösterebildiğinden, çok eski kayıtlar için ek süre ve ayrıca bilgi gerekebilir. Birden fazla kuruluşta tedavi görüldüyse, her kuruluşun kendi kayıtlarını ayrı ayrı talep etmek gerekir. Özellikle bir kuruluştan diğerine sevk edilen hastalarda, sevk belgeleri ve epikriz iki dosyada da yer almalıdır. Kayıtları kronolojik biçimde yan yana koymak, olayın bütününü görmeyi kolaylaştırır.
Sonuç
Hasta, kendi tıbbi kayıtlarına ulaşma hakkına sahiptir ve bu hak genel olarak yazılı bir başvuruyla kullanılır. Başvuruyu net yazmak, kimlik ve yetki belgelerini hazır bulundurmak, başvurunun kaydını saklamak ve gelen dosyayı eksiksizlik yönünden kontrol etmek sürecin temel adımlarıdır. Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; somut olaya göre değişebilecek hususlar içerir ve hukuki tavsiye niteliği taşımaz.
Antalya'da tedavi sürecine ilişkin belgelere ulaşmakta güçlük yaşayanlar, başvuruya başlamadan önce kimlik, varsa vekâletname, tedavi tarihleri ve kullanılan birim bilgilerini bir araya getirmelidir. Bu başlıktaki süreçler hakkında bilgi almak isteyenler için Antalya sağlık hukuku avukatı ve Antalya hasta hakları avukatı kapsamındaki çalışmalarımıza ilgili sayfadan ulaşılabilir.
Kendi durumunuza özgü bir değerlendirme için ön görüşme talep edebilirsiniz.